Monografie contabila aparate cafea
INTREBARE:
O societate comerciala platitoare de tva a achizitionat 2 automate, unul pentru cafea si unul pentru sucuri, sandwich-uri etc. Societatea se aprovizioneaza cu produsele care se vand in automate (cafea, zahar, lapte, sucuri etc.).
Care este monografia contabila atat pentru cafea, cat si pentru celelalte produse? Cum voi proceda cu banii din vanzari? Trebuie sa emit factura fiscala pentru marfa vanduta, trebuie colectat TVA? Este suficient un proces verbal emis in ziua in care se ridica banii din automat si dispozitie de incasare? Ce cod CAEN trebuie activat pentru acest tip de activitate? Spatiul unde vor fi amplasate automatele este inchiriat, se plateste chirie. Este necesar sa deschidem punct de lucru pentru desfasurarea activitatii?
SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 03 Ian 2021
Contribuabilii au obligatia de a declara organului fiscal competent din subordinea Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, in termen de 30 de zile, infiintarea de sedii secundare.
Totusi , deoarece nu sunt angajate persoane din unitatea dumneavoastra in acele locatii unde sunt amplasate aparatele, nu aveti obligatia de a deschide puncte de lucru.
Societatea de vending este specializata in distribuirea de bauturi prin intermediul distribuitoarelor automate. In consecinta,obiectul principal de activitate al societatii dvs. ce va desfasura astfel de activitati e necesar a fi conform codului CAEN 4799.
Vezi AICI alte cateva sute de MONOGRAFII CONTABILE alcatuite de specialisti in domeniu si ACTUALIZATE la zi >> Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile.
4799 Comert cu amanuntul efectuat in afara magazinelor, standurilor, chioscurilor si pietelor
Aceasta clasa include:
-comertul cu amanuntul al oricarui tip de produs, in orice mod care nu este inclus in clasele precedente:
-prin vanzari directe sau prin intermediul comis-voiajorilor
-prin intermediul automatelor de vandut produse etc.
-comertul direct cu combustibil (ulei pentru incalzit, lemne de foc etc.), livrate la domiciliul clientilor
-activitati de licitatii desfasurate in afara caselor de licitatii (cu amanuntul)
-comertul cu amanuntul prin comisionari (in afara magazinelor)
Achizitia automatelor de cafea se inregistreaza:
% = 404 Furnizor de imobilizari
2132 Aparate si instalatii de masura, control, reglare
4426 TVA deductibil
Plata prin banca a furnizorului de distribuitoare:
404 Furnizori de imobilizari = 5121 Conturi la banci in lei
Inregistrarea amortizarii aparatului de cafea se efectueaza pe o perioada de 5 ani.
6811 Cheltuieli de exploatare cu amortizarea imob. = 2813 Amortizarea instalatiilor si mijl. de transport
Clasificarea automatelor de cafea in nomenclatorul mijloacelor fixe este:
2.1.23.4 “Automate si semiautomate comerciale” durata de functionare 5-9 ani.
Costurile de exploatare
Costurile angajate intr-un astfel de business , sunt diverse :
-cheltuieli cu materii prime
- cheltuielilor cu consumabilele (birotica, produse de curatat etc.) si obiectele de inventar
- cheltuielile cu energia electrica
- costul serviciilor de reparatii si intretinere
- costul cu alte servicii executate de terti
- asigurarea echipamentelor
- cheltuielile cu chiria pe locatiile de amplasare a distribuitoarelor
-cheltuielilor cu comunicatiile si serviciile bancare.
In vederea aplicarii unui tratament contabil si fiscal corect, este recomandabil ca societatea sa intocmeasca o procedura de lucru prin care sa stabileasca documentele necesare, dar si circuitul acestora pentru:
- alimentarea cu marfa a automatelor comerciale in baza avizelor de expediere din gestiunea centrala in fiecare automat;
- preluarea lunara sau bilunara a numerarului, urmata de:
- verificarea concordantei dintre valoarea marfurilor vandute la pret cu amanuntul si contorul de incasare a numerarului;
-inventarierea scriptica a marfurilor existente in automat la sfarsitul fiecarei luni.
- intocmirea unui proces verbal de ridicare a numerarului in care sa se inscrie, data si ora preluarii numerarului, contorul citit anterior si contorul citit la data respectiva, diferenta reprezentand valoarea incasarilor, inclusiv TVA;
- inventarierea faptica, periodica, cel putin o data pe an sau la data defectarii aparatului;
- depunerea numerarului la casieria societatii de catre persoana desemnata pentru gestionarea automatului;
- completarea formularului DISPOZITIE DE PLATA/INCASARE CATRE CASIERIE (Cod 14-4-4), ca document justificativ pentru intocmirea de catre casier a chitantei de incasare a numerarului. Desi suma se depune in casierie de catre un angajat al societatii, responsabil cu preluarea sumelor din automat, casierul trebuie sa intocmeasca o chitanta al carui model este reglementat prin O.M.F.P. nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile;
- inregistrarea contabila si fiscala a alimentarii automatelor si vanzarii efective marfurilor.
Deci, procesul verbal de preluare a numerarului din automat si chitanta sunt documente justificative pentru inregistrarea in evidenta contabila a:
- veniturilor din vanzarea marfurilor;
- sumei TVA colectate;
- a descarcarii de gestiune.
1. Achizitie materie prima (cafea, zahar, lapte topping), in baza facturii si a NIR-ului intocmit pentru intrarea in gestiune:
% = 401 Furnizori
301 Materii prime
4426 TVA deductibila
2. Achizitie materiale consumabile (pahare , palete, capace pentru pahare ), in baza facturii si a NIR-ului intocmit pentru intrarea in gestiune:
% = 401 Furnizori
3028 Materii prime
4426 TVA deductibila
3. Aprovizionare automatului de cafea cu materii prime si materiale consumabile, in baza Avizului de insotire a marfii (document care serveste pe timpul transportul acestora si pentru transferul intre gestiuni):
301.y = 301.x
3028.y = 3028.x
4. Descarcarea de gestiune a materiilor prime si materialelor consumabile, in baza bonului de consum (document care serveste pentru descarcarea gestiunii de materii prime si materiale consumabile) ce este intocmit in functie de raportul de productie (numarul de cafele vandute in perioada, materia prima si materialele consumabile consumate)
Consumul materiilor prime :
601 Cheltuieli cu materiile prime = 301 Materii prime
Consum alte materiale auxiliare:
6021 Cheltuieli cu materialele auxiliare = 3021 Materiale auxiliare
5. Inregistrarea cheltuielilor cu utilitatile (distribuitoarele trebuie amplasate in apropierea unei surse de curent electric si alimentare cu apa):
% = 401 Furnizori
605 Cheltuieli cu energia si apa
4426 TVA deductibila
6. Cheltuieli cu salarii :
641 Cheltuieli cu salariile personalului = 421 Personal –salarii datorate
421 Personal –salarii datorate = %
444 Impozitul pe venituri de natura salariilor
4315 Contributia de asigurari sociale
4316 Contributia de asigurari sociale de sanatate
646 Cheltuieli cu contributia asiguratorie de munca = 436 Contributia asiguratorie de munca
Plata salariilor:
421 Personal –salarii datorate = 5121 Conturi la banci in lei
7. Cheltuieli cu amortizari:
6811 Chelt. de exploatare privind amortizarea imobilizarilor = 28xx Amortizarea imobilizarilor corporale
Obtinerea produselor finite- cafeaua preparata in pahar (la cost de productie):
345 Produse finite = 711 Venituri din productia stocata
Ridicarea numerarului din automatele de cafea, pe baza Procesului verbal de preluare – predare a numerarului din automat (este recomandabil ca societatea sa aiba propriile proceduri contabile prin care sa se stabileasca documentatia de intocmit, circulatia acesteia, precum si perioada la care se ridica numerarul (cel mult lunar), tinand cont de implicatiile fiscale, acesta reprezentand inregistrarea in evidente a veniturilor si a TVA colectat :
411 Clienti = %
7015 Venituri din vanzarea produselor finite
4427 TVA colectat
Descarcarea gestiunii de produsele finite vandute:
711 Venituri din productia stocata = 345 Produse finite
Referitor la vanzarea altor marfuri (sandwichuri , sucuri etc) acestea e necesar sa fie tratate ca si marfuri, aprovizionarea inregistrandu-se in 371 Marfuri iar vanzarea in 707 Venituri din vanzarea marfurilor).
Conform art. 282 - Exigibilitatea pentru livrari de bunuri si prestari de servicii din Codul Fiscal :
1) Exigibilitatea taxei intervine la data la care are loc faptul generator.
(2) Prin exceptie de la prevederile alin. (1), exigibilitatea taxei intervine:
c) la data extragerii numerarului, pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii realizate prin masini automate de vanzare, de jocuri sau alte masini similare.
Cota de TVA pentru vanzarea cafelei la pahar, va fi 9%.
In cazul in care distribuitorul de cafea este amplasat intr-o institutie, iar potentialii clienti sunt si salariatii respectivei companii,se poate proceda la facturarea centralizata a vanzarilor catre firma ce a optat pentru acest gen de facilitate oferita angajatilor, prin plata integrala a consumului de cafea sau partial prin subventionarea pretului cafelei consumate de proprii angajati.
Operatorii economici care efectueaza livrari de bunuri sau prestari de servicii prin intermediul automatelor comerciale ce functioneaza pe baza de plati cu cardul, precum si de acceptatoare de bancnote sau monede, dupa caz, au obligatia de a dota automatele comerciale cu aparatele de marcat electronice fiscale.
Totusi, aceste automate nu vor trebui sa emita bonuri fiscale sau facturi si nici rapoarte fiscale de inchidere zilnica sau alte tipuri de documente, asa cum se intampla in mod normal in cazul comerciantilor obisnuiti.
Vezi AICI alte cateva sute de MONOGRAFII CONTABILE alcatuite de specialisti in domeniu si ACTUALIZATE la zi >> Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile.