• Monografii contabile
  • Monografii contabile rezolvate

Monografie Contabila Reparatii Auto: Cum Inregistrezi Reparatiile Pentru Dauna Autoturismului

Reparatiile auto sunt situatii frecvente care apar in activitatea unei firme si, pentru a fi tratate corect din punct de vedere financiar, au nevoie de o evidenta clara. Din punct de vedere contabil, aceste operatiuni pot ridica uneori semne de intrebare, de exemplu: cum se inregistreaza corect cheltuielile, ce conturi se utilizeaza si care sunt implicatiile fiscale? 

In acest articol vom prezenta trei studii de caz utile ce contin monografia contabila pentru reparatii auto. Scopul acestor exemple este sa oferim o imagine clara si aplicata asupra modului in care se pot trata contabil astfel de operatiuni, astfel incat sa eviti erorile si sa economisesti timp atunci cand intalnesti situatii similare in practica.

Monografie contabila factura de reparatii auto suportata de CASCO

Intrebare:
Societatea are incheiata asigurare CASCO cu decontare directa. Masina a avut un accident, s-a deschis dosar de dauna si masina a fost reparata. Service-ul a emis factura de reparatie pe numele societatii, urmand ca aceasta sa fie platita de asigurator.

Imi puteti spune, va rog, cum inregistrez aceasta factura si plata acesteia?
 
SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 26 Aug 2025 

Conform Circularei 50446/2008 exista doua posibilitati de facturare (in functie de care se ajusteaza sau nu TVA):

b) reparatia poate fi facturata catre societatea care detine bunul de catre societatea care realizeaza reparatia, situatie in care pentru a obtine despagubirea de la societatea de asigurare proprietarul va depune originalul facturii de reparatii la societatea de asigurare si nu va deduce TVA din factura de reparatii.

c) daca societatile de asigurare accepta copii de pe facturi, platesc despagubiri fara sa acopere si TVA din facturile de reparatii in relatia cu firmele care sunt inregistrate ca platitori de TVA, deoarece acestea pot deduce taxa din facturile respective.

Asadar, circulara MFP nr. 504446/2008 precizeaza ca asiguratorul poate achita direct service-ului pe baza copiei facturii, iar TVA-ul poate fi dedus de societatea pagubita.

Monografie contabila reparatii auto:

Receptionarea facturii de reparatie auto:

Factura este emisa pe firma si reflecta un cost cu reparatia autovehiculului:
% = 401
611 daca auto este folosit in scop economic
4426 deductibila 100 sau 50% daca masina este utilizata mixt

In situatia in care asiguratorul va plati contravalorea integrala a facturii de reparatii (reparatii auto+TVA), atunci proprietarul autoturismului (societatea dumneavoastra) nu va avea dreptul sa deduca TVA din factura.

Ajustare TVA reparatii 100%:
611 = 4426

Inregistrarea despagubirii de la asigurator:

Aceasta nu este o vanzare de bunuri sau servicii, ci un venit din despagubiri primite in baza politei CASCO
461 = 7581

Plata efectuata de asigurator in contul firmei de service:

Aceasta operatiune stinge datoria fata de furnizor (cont 401) si creanta fata de asigurator (cont 461):
401 = 461

Atentie la deductibilitatea cheltuielii si a TVA in cazul in care masina nu este folosita integral in scopul activitatii economice.

Cheltuiala cu reparatia autoturismului este deductibila (50% sau 100%, in functie de utilizare).

Venitul din despagubire este impozabil 100%, indiferent de procentul de deductibilitate al cheltuielii.

Despagubirea nu intra in sfera TVA, iar TVA din factura de reparatii este deductibil doar daca firma detine factura prin e-Factura. Daca societatea de asigurare acopera intreaga valoare a facturii, inclusiv TVA, atunci dreptul de deducere a TVA trebuie ajustat corespunzator. In schimb,daca asiguratorul deconteaza doar valoarea neta, fara TVA, beneficiarul are dreptul sa deduca TVA aferenta facturii de reparatie.

Factura de reparatie trebuie raportata in declaratia 394 si in decontul de TVA D300. 
 

Monografia contabila a facturilor de reparatii auto decontate partial de asiguratori

Intrebare:
Firma executa reparatii, avand contract de colaborare cu o firma de asigurari. Firma emite factura catre persoana fizica. Asigurarile trimit, pentru unele facturi, cate o nota prin care explica de ce nu deconteaza intreaga suma. Prin urmare, se incaseaza doar o parte din factura.

Care este monografia contabila corecta? 

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 27 Aug 2025 

Daca ati emis factura inainte ca asiguratorul sa aprobe devizul/decontul, ati facturat, cum s-ar zice, pe barba dvs. Asiguratorul va plati doar ce accepta in nota de decontare; diferenta ramane la persoana fizica (PF) doar daca nu decideti sa renuntati (reducere comerciala/storno).

Optiunile ar fi urmatoarele:
A. Scenariul standard clientul plateste diferenta. In acest caz ramane o creanta la persoana fizica pentru restul.
B. Renuntati la diferenta faceti storno cu 709 (reducere comerciala ulterioara) + ajustati TVA.
C. Diferenta nu se incaseaza . In acest caz puteti constitui ajustari pentru depreciere si se scoate d din evidenta, dar cheltuiala e nedeductibila si TVA nu se reduce.

Monografii contabile

A. Factura initiala pe PF, asiguratorul plateste o parte, PF achita diferenta (cazul cel mai des)

1) Emitere factura (integral) pe PF:
4111 Clienti (PF) = %
704 Venituri din servicii
4427 TVA colectata

2) Reclasificati partea acceptata la asigurator:
(pe baza notei de decontare / conventiei de decontare directa)
461 Debitori diversi (Asigurator) = 4111 Clienti (PF)
(suma BRUTA pe care o plateste asiguratorul)

3) Incasare de la asigurator:
5121 Banca = 461 Debitori diversi (Asigurator)

4) Incasare diferenta de la PF:
5311 Casa / 5121 Banca = 4111 Clienti (PF)

Dar daca PF nu plateste, exista un risc de neincasare pe diferenta, ceea ce ne duce la situatia C.

B. Factura initiala pe PF, si decideti sa NU mai cereti diferenta (va aliniati sumei acceptate)

1) Factura pe PF (integral):
4111 = 704 + 4427

2) Acordare reducere comerciala ulterioara (storno pe partea neacceptata):
4111 Clienti (PF) = % (-) in rosu
709 Reduceri comerciale acordate (cu minus)
4427 TVA colectata (cu minus)

3) Reclasificati suma acceptata la asigurator si incasati:
461 Debitori diversi (Asigurator) = 4111 Clienti (PF)
5121 = 461

In acest caz, PF nu are nimic de platit si inchideti dosarul. Dar , in schimb, scade venitul , adica apere un cost comercial suportat de service.

C. Factura pe PF, diferenta ramane neincasata (creanta dificila)

1) Puteti constitui ajustare pentru depreciere (la nevoie)
6814 Cheltuieli de exploatare privind ajustarile pentru deprecierea activelor circulante = 491 Ajustari pentru deprecierea creantelor (PF)

2) Daca devine nerecuperabila sau o considerati din start nerecuperabila:
654 Pierderi din creante = 4111 Clienti (PF)

(si):
491 = 7814 Venituri din ajustari pentru deprecierea activelor circulante (daca s-a constituit la pasul 1)

In opinia mea, e riscant sa facturati inainte de aprobare. Nu emiteti factura finala inainte de aprobare. Cel mai sigur ar fi sa lucrati cu deviz + proforma pana primiti nota de decontare.

Sau sa aveti o clauza in comanda/contract cu clientul PF: Pret final = suma acceptata de asigurator + diferenta in sarcina clientului (fransiza/operatiuni neacoperite) . Sau o declaratie PF/ angajament de plata pentru diferenta/franciza. 

Citeste si: Monografie contabila vanzare autoturism

Factura de dauna achitata de asigurator

Intrebare:
La data de 15.07.2025, un autoturism detinut de firma noastra, care functioneaza in regim de deductibilitate 50%, a suferit un accident. Dauna este acoperita de polita de asigurare CASCO. La data de 29.07.2025, societatea noastra a primit in SPV factura in suma de 15.500 RON + TVA (19%), aferenta reparatiei masinii, de la service-ul care a prestat serviciile. Pe factura este specificat faptul ca aceasta se achita prin OP de catre asigurator.

1. La inregistrarea facturii, se va tine cont de regimul de deductibilitate 50%, adica se vor inregistra cheltuielile si TVA deductibila proportional cu 50%?

2. Ce note contabile se inregistreaza pentru inchiderea obligatiei (contul 401) catre service?

3. Cand se poate inregistra plata facturii? Trebuie sa avem confirmarea efectuarii platii de catre asigurator?

4. Avem obligatia sa obtinem informatii privind efectuarea platii de catre asigurator catre service, pentru a corela cheltuiala cu venitul, avand in vedere ca noi nu platim/incasam nimic?

5. Factura de reparatii se va declara in declaratiile 394 si 300?
   
SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 14 Aug 2025 

Factura emisa de service-ul auto este destinata proprietarului autoturismului si trebuie inregistrata in contabilitate, fiind o cheltuiala aferenta activitatii economice a firmei.

Conform art. 25 alin. (3) lit. l) din Codul fiscal, cheltuielile cu reparatiile autoturismelor utilizate atat in scop economic, cat si personal sunt deductibile in proportie de 50%, iar daca autoturismul este utilizat exclusiv in scop economic, cheltuiala este deductibila integral.

Inregistrare factura service:
% = 401
6111 
4426 

In situatia in care asiguratorul va plati contravalorea integrala a facturii de reparatii (reparatii auto+TVA), atunci proprietarul autoturismului (societatea dumneavoastra) nu va avea dreptul sa deduca TVA din factura.

Ajustare TVA reparatii 100%:
6111 = 4426 

Cheltuiala cu reparatiile (6111) este deductibila.

Recunoastere venit - societatea de asigurari:
461societate asigurari = 7581 

Veniturile din despagubiri primite de la asigurator sunt venituri impozabile la calculul impozitului pe profit, deoarece nu se regasesc in lista veniturilor neimpozabile prevazute la art. 23 din Codul fiscal. Singura exceptie o reprezinta despagubirile primite in baza hotararilor Curtii Europene a Drepturilor Omului, conform art. 23 lit. m).

Compensarea sumelor:
4011 = 461societate asigurari 

Din Instructiunile de completare a decontului de TVA D300, aprobate prin OPANAF 1253/2021, modificat prin OPANAF 1176/2023 reiese ca:
- la rd. 24 se inscriu informatiile din jurnalul de cumparari privind baza de impozitare si taxa pe valoarea adaugata deductibila aferenta achizitiilor din tara de bunuri si servicii, taxabile cu cota de 19;
- la rd. 32 se inscrie TVA efectiv dedusa pentru achizitiile prevazute la rd. 20-27, precum si compensatia in cota forfetara achitata pentru achizitiile de produse si servicii agricole de la furnizori care aplica regimul special pentru agricultori, prevazuta la rd. 28 si 29. Nu se preia in acest rand TVA pentru care nu se permite exercitarea dreptului de deducere potrivit art. 298 din Codul fiscal (daca e cazul).

In declaratia 394 se declara toata factura, nu se exclud sumele nedeductibile.

In concluzie:

Cheltuiala cu reparatia autoturismului este deductibila (50% sau 100%, in functie de utilizare), respectuv 50% in cazul nostru.

Venitul din despagubire este impozabil 100%, indiferent de procentul de deductibilitate al cheltuielii.

Despagubirea nu intra in sfera TVA, iar TVA din factura de reparatii este deductibil doar daca firma detine factura prin e-Factura. Daca societatea de asigurare acopera intreaga valoare a facturii, inclusiv TVA, atunci dreptul de deducere a TVA trebuie ajustat corespunzator. In schimb,daca asiguratorul deconteaza doar valoarea neta, fara TVA, beneficiarul are dreptul sa deduca TVA aferenta facturii de reparatie.

Factura de reparatie trebuie raportata in declaratia 394 si in decontul de TVA D300.

3. Factura primita de la service o inregistrati in momentul in care ati primit-o.

4. In momentul inregistrarii facturii de la service inregistrati si sumele care urmeaza sa fie primite de la asigurator:
461=7581

Iar in momentul in care asiguratorul plateste catre service (va trebui sa tineti legatura cu service-ul si sa obtineti o copie dupa documentul de plata) atunci veti inregistra compensarea sumelor:
401 = 461