• Monografii contabile
  • Conturi contabile

Contul 5125 | Sume in curs de decontare | Functionalitate, spete contabile

Contul 5125 „Sume in curs de decontare” este folosit pentru a evidentia tranzactiile financiare in curs de decontare, cum ar fi plati sau incasari care nu au fost inca confirmate sau procesate integral de catre institutiile bancare sau alte parti implicate. Va prezentam in acest articol ce inregistrari contabile se efectueaza in acest cont.

Functionalitatea contului 5125 „Sume in curs de decontare”

Conform Reglementarilor contabile, sumele virate sau depuse la banci ori prin mandat postal, pe baza de documente prezentate entitatii si neaparute inca in extrasele de cont, se inregistreaza distinct in contabilitate, in contul 5125 „Sume in curs de decontare”. 

De asemenea, in contul 5125 se inregistreaza si sumele de bani rezervate la banci in vederea participarii la licitatie pentru achizitionarea de valuta, sau sumele virate intre conturile societatii, inregistrate in soldul contului 581 „Viramente interne la sfarsitul lunii”.

In cazul incasarilor cu cardul prin casele de marcat, de la persoanele fizice, banii nu intra imediat in contul bancar al societatii, deci nu se poate utiliza contul 5121 “Conturi la banci in lei”, ci un cont intermediar, 5125 „Sume in curs de decontare”. 

Ce se inregistreaza in contul 5125 pe debit

In contul 5125 pe debit se inregistreaza:

• sumele virate la banci sau prin mandat postal, dar neaparute in extrasele de cont (4111)
• consemnarea de sume in conturi distincte la banci pentru licitarea de valuta (581)

Ce se inregistreaza in contul 5125 pe credit

In contul 5125 pe credit se inregistreaza:

• sumele aparute in extrasele de cont ale bancii destinatare (5121, 5124)
• sumele in valuta virate in contul disponibil in valuta (581)
• sumele in lei neutilizate, virate in contul de disponibil in lei (581)

Citeste si: Contul 5124 „Conturi la banci in valuta”: Functionalitate si Exemple Inregistrari Contabile

Inregistrari contabile cu contul 5125

Iata cateva exemple de inregistrari contabile cu contul 5125 „Sume in curs de decontare”:

• Incasarea clientilor cu ajutorul cardului, partial, pentru suma de 700 lei se inregistreaza utilizand articolul contabil 

           5125               =                   4111 
          „Sume in                              „Clienti” 
           curs de decontare” 

• Ulterior, in baza extrasului de cont, se inregistreaza primirea banilor in contul curent si comisionul bancar in valoare de 2 lei utilizand articolele contabile 

          5121               =                    5125 
          „Conturi la banci in lei” „Sume in curs de decontare ”
          627                =                     5121
          „Cheltuieli cu serviciile „Conturi la banci in lei” 
          bancare si asimilate” 

Monografie contabila cont 5125

Va prezentam mai jos un studiu de caz cu monografii contabile in care se foloseste contul 5125.

Refacturare sume incasate

INTREBARE:

Intre doua entitati fara personalitate juridica, o asociatie si o scoala privata acreditata de Ministerul invatamantului exista urmatoarea situatie:

• Asociatia este fondatoarea scolii;
• Asociatia incaseaza in numele scolii prin site-ul propriu, taxa de scolarizare si taxa de catering prin emiterea de facturi catre parinti;
• Asociatia vireaza in totalitate suma incasata in contul scolii, aceste sume fiind inregistrate ca venituri pentru scoala.

Cum ar trebui inregistrate in contabilitatea fiecarei entitati aceste operatiuni? Scoala trebuie sa emita factura pentru sumele incasate de la asociatie? Factura de decontare? Ar fi corect astfel?

In asociatie:

• emiterea facturii catre parinte: 4111 = 461,
• incasare factura parinte: 5125 = 4111
• decontarea de la procesatorul de plati: 5121 = 5125 (nota contabila inversa fata de sugestia propusa in datele spetei).
• inchidere cont 462: 462 = 401.scoala
• virarea sumei prin banca: 401.scoala = 5121 (sau puteti sa inregistrati direct 462 = 5121 in momentul rambursarii sumei catre scoala)

In scoala:

• inregistrare venit: 461 = 704
• inregistrare incasare: 5121 = 461 

 

Vezi AICI sute de monografii contabile detaliate pentru probleme din realitatea zilnica imediata, cat si parghii practice care iti usureaza munca si te ajuta sa eviti intarzierea raportarii datelor catre autoritatea fiscala. 

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 27 Apr 2024 

Intalnim in cazul spetei noastre un detaliu foarte important, mai exact Asociatia emite factura catre beneficiari.
 
Sa urmarim impreuna baza legala si sa vedem ce ne mentioneaza:
 
Baza legala:
 
Norme metodologice de aplicare ale art. 286 din Codul fiscal
 
“(7) In sensul art. 286 alin. (4) lit. e) din Codul fiscal, sumele incasate in numele si in contul altei persoane, care nu se cuprind in baza de impozitare, cuprind operatiuni precum:
 
a) cotizatii, onorarii, redevente, taxe sau alte plati incasate in contul unei institutii publice, daca pentru acestea institutia publica nu este persoana impozabila in sensul art. 269 din Codul fiscal, iar persoana de la care sunt percepute aceste plati nu este si persoana care suporta costul acestora;
b) sume incasate in contul altei persoane, daca factura este emisa de aceasta alta persoana catre un tert. Pentru decontarea sumelor incasate de la tert cu persoana care a emis factura, conform intelegerii dintre parti, pot fi intocmite facturi de decontare conform prevederilor alin. (3).”
 
Daca ne-am fi incadrat in aceasta situatie, se considera ca Asociatia actioneaza ca mandatar pentru Scoala pentru sumele incasate (Asociatia doar intermediaza o incasare a contravalorii serviciilor 5121 = 462). Scoala este beneficiarul de drept si tot ea ar trebui sa recunoasca venitul. Societatea noastra va inregistra aceste sume in creditul contului 462, urmand sa-l debiteze la rambursarea sumei catre primarie.
 
Din punctul meu de vedere, Asociatia nu se incadreaza in aceasta situatie. Explicatia ar fi ca facturile de vanzare sunt emise de Asociatie catre PF, si nu situatia in care Scoala factureaza aceste sume catre PF, iar Asociatia doar se ocupa de incasare.
 
Va propun sa parcurgem impreuna un exemplu, ca sa ne fie mai usor de urmarit.
 
Societatea A vinde haine catre clientul PF B. Coletul este trimis prin curier de la sediul firmei catre la adresa comunicata de catre client. Plata se face ramburs (la curier). In acest caz, firma de curierat actioneaza ca mandatar, deoarece factura de vanzare a fost emisa de catre societatea A catre clientul PF, iar firma de curierat doar s-a ocupat de incasarea sumei in numele clientului. Mai departe, firma de curierat va trimite un borderou de incasari catre societatea A, urmand sa ramburseze suma incasata si sa factureze un comision conform contract incheiat intre parti.
 
Monografia contabila in acest caz ar fi fost:
 
1. In Asociatie:

• emiterea facturii catre parinte: 4111 = 462 (va sfatuiesc sa folositi contul 462 Creditori diversi, fiind o datorie pentru Asociatie – o suma ce trebuie sa o ramburseze).
• incasare factura parinte: 5125 = 4111
• decontarea de la procesatorul de plati: 5121 = 5125 (nota contabila inversa fata de sugestia propusa in datele spetei).
• inchidere cont 462: 462 = 401.scoala
• virarea sumei prin banca: 401.scoala = 5121 (sau puteti sa inregistrati direct 462 = 5121 in momentul rambursarii sumei catre scoala)

2. In scoala:

• inregistrare venit: 461 = 704
• inregistrare incasare: 5121 = 461

 Mai departe, sumele ar fi fost rambursate de Asociatie catre Scoala in baza unei facturi de decontare/borderou de rambursari.
 
Cu toate acestea, asa cum mentionam in randurile de mai sus, problema apare la faptul ca factura este emisa de catre Asociatie si nu de catre Scoala catre beneficiar. Sfatul meu ar fi sa automatizati site-ul/programul de emitere a facturii, in asa fel incat sa apara antetul/logo Asociatiei, dar la prestator sa apara datele de identificare ale Scolii (exact cum e si in cazul facturilor de Bolt/Uber, unde apara logo-ul Bolt/Uber, insa la prestator se mentioneaza datele de identificare ale prestatorului de servicii de transport).
 
In acest fel, ne asiguram ca respectam intocmai Normele metodologice de aplicare ale art. 286 din Codul fiscal, mai exact factura este emisa de prestator (Scoala) catre beneficiar si nu de catre mandatarul care doar se ocupa de incasarea sumelor (Asociatie).
 
Daca nu se poate actualiza procesul de emitere a facturilor, iar acestea vor fi emise in continuare de catre Asociatie (si nu de catre Scoala), atunci va trebui sa luam in considerare urmatoarea baza legala:
 
Baza legala:
 
Norme metodologice de aplicare ale art. 286 alin. (4) lit. e) din Codul fiscal:
 
“(8) In cazul sumelor incasate de persoana impozabila in contul altei persoane, daca persoana impozabila actioneaza in nume propriu, respectiv emite facturi sau alte documente catre clienti si primeste facturi sau alte documente pe numele sau de la persoana in numele careia incaseaza sumele, se aplica structura de comisionar prevazuta la pct. 7 alin. (4) sau, dupa caz, la pct. 8 alin. (3), chiar daca nu exista un contract de comision intre parti.
 
Exemplu:
O companie B incaseaza contravaloarea taxei radio TV de la clienti, pe care o vireaza apoi companiilor de radio si televiziune. Aceasta taxa este mentionata pe factura emisa de compania B, alaturi de propriile sale livrari/prestari efectuate. Intrucat taxa radio TV reprezinta contravaloarea unei operatiuni scutite de TVA conform art. 292 alin. (1) lit. o) din Codul fiscal, fiind efectuata de posturile publice de radio si televiziune, compania B va pastra acelasi regim la facturarea acestei taxe catre clienti. Conform structurii de comisionar, posturile de radio si televiziune vor factura catre compania B serviciile pentru care aceasta a incasat sumele in contul lor.”
 
Acest lucru va presupune ca Asociatia va recunoaste venit la momentul emiterii facturii catre beneficiar (nu va mai putea sa foloseasca contul 462), iar Scoala va trebui sa factureze catre Asociatie valoarea serviciilor incasate in numele acesteia (din pacate se va complica monografia contabila si pasii de urmat):
 
Monografia contabila in acest sens ar fi pe scurt:
 
Inregistrarea sumelor incasate aferente serviciului ,emitere bon fiscal si incasare de la client:
5311    =     704
Casa in lei   Venituri din servicii prestate

Inregistrarea facturii pentru servicii emisa de furnizor (Scoala va trebui sa refactureze catre Asociatie conform bazei legale de mai sus):
628 Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti  = 401 Furnizori.Scoala

Plata furnizorului (rambursarea sumei catre Scoala):
401.Scoala    =     5121
Furnizori Conturi la banci in lei 
 

Vezi AICI sute de monografii contabile detaliate pentru probleme din realitatea zilnica imediata, cat si parghii practice care iti usureaza munca si te ajuta sa eviti intarzierea raportarii datelor catre autoritatea fiscala.