• Monografii contabile
  • Conturi contabile

Contul 401 | Furnizori | Functionalitate, inregistrari contabile, studii de caz

Contul 401 " Furnizori" este un cont de pasiv care inregistreaza toate datoriile companiei fata de furnizorii de bunuri si servicii. Practic, acesta evidentiaza sumele pe care o firma le datoreaza tertilor in urma achizitiilor efectuate pe baza de factura, care nu au fost inca achitate. Utilizarea acestui cont este esentiala pentru a mentine o evidenta corecta a obligatiilor financiare si pentru a asigura o gestionare eficienta a fluxului de numerar. Vom vorbi in acest articol in detaliu despre functionalitatea contului 401 si vom prezenta mai multe exemple de inregistrari contabile cu acest cont!

Functionalitatea contului 401 "Furnizori"

Cu ajutorul acestui cont  se tine evidenta datoriilor si a decontarilor in relatiile cu furnizorii, altii decat entitatile afiliate, entitatile asociate si entitatile controlate in comun, pentru aprovizionarile de bunuri sau serviciile prestate.

Contul 401 „Furnizori” este un cont de pasiv.

IMPORTANT!

Contul 401 „Furnizori” nu poate avea sold debitor (o societate nu poate avea o datorie pe minus). In cazul in care s-au platit mai multi bani decat datoram unui furnizor, pentru suma platita in plus se poate utiliza contul 409 „Furnizori debitori” (aceste sume au devenit avansuri). 

Ce se inregistreaza in contul 401 „Furnizori”  pe credit

In creditul contului 401 „Furnizori” se inregistreaza:
 

• valoarea la pret de cumparare sau standard (prestabilit) al materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, activelor biologice de natura stocurilor, marfurilor si ambalajelor, achizitionate cu titlu oneros de la terti pe baza de facturi (301, 302, 303, 361, 371, 381, 321, 322, 323, 326, 327, 328), precum si diferentele de pret in plus sau nefavorabile aferente, in cazul in care evidenta acestora se tine la preturi standard (308, 368, 388);
• valoarea la pret de inregistrare a produselor aduse de la terti (341 la 347);
• rezultatul nefavorabil provenit din corectarea erorilor contabile, constatate in exercitiul financiar curent, aferente exercitiilor financiare precedente (117);
• valoarea materialelor achizitionate, nestocate si consumul de energie si apa (604, 605);
• valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, facturate de furnizori (409);
• valoarea materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, marfurilor, ambalajelor etc. achizitionate, in cazul folosirii metodei inventarului intermitent (601, 602, 603, 607, 608);
• valoarea serviciilor prestate de terti (611 la 626, 628, 471);
• valoarea facturilor primite, in cazul in care acestea au fost evidentiate anterior ca facturi nesosite (408);
• taxa pe valoarea adaugata aferenta furnizorilor (4426);
• valoarea timbrelor fiscale si postale, biletelor de tratament si calatorie si a altor valori achizitionate (532);
• valoarea despagubirilor, amenzilor si penalitatilor datorate tertilor (658);
• valoarea certificatelor de emisii de gaze cu efect de sera achizitionate, aferente perioadei (652);
• diferentele nefavorabile de curs valutar din evaluarea soldului in valuta, inregistrate la finele lunii, respectiv la inchiderea exercitiului financiar (665);
• diferentele nefavorabile aferente datoriilor exprimate in lei, a caror decontare se face in functie de cursul unei valute, rezultate din evaluarea acestora la finele lunii, respectiv la inchiderea exercitiului financiar (668);
• valoarea avansurilor facturate (409).

Ce se inregistreaza in contul 401 „Furnizori” pe debit

In debitul contului 401 „Furnizori” se inregistreaza:
 

• platile efectuate catre furnizori (512, 531, 541, 542);
• valoarea acceptata a efectelor comerciale de platit (403);
• valoarea avansurilor acordate furnizorilor, cu ocazia regularizarii platilor cu acestia (409);
• sumele nete achitate colaboratorilor si impozitul retinut (512, 531, 444);
• valoarea la pret de inregistrare a produselor cuvenite unitatilor prestatoare, ca plata in natura potrivit prevederilor contractuale (345);
• datorii prescrise, scutite sau anulate, potrivit legii (758);
• valoarea reducerilor comerciale primite ulterior facturarii (609);
• valoarea sconturilor obtinute de la furnizori (767);
• valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, predate furnizorului (409);
• diferentele favorabile de curs valutar aferente datoriilor catre furnizori, la decontarea acestora sau cu ocazia evaluarii lor la finele lunii, respectiv la inchiderea exercitiului financiar (765);
• diferentele favorabile aferente datoriilor exprimate in lei, a caror decontare se face in functie de cursul unei valute, la decontarea acestora sau cu ocazia evaluarii lor la finele lunii, respectiv la inchiderea exercitiului financiar (768). 

Soldul contului reprezinta sumele datorate furnizorilor.

Inregistrari contabile cu contul 401 - Furnizori

Contul 401 - Furnizori functioneaza pe principiul datoriilor comerciale si este utilizat in urmatorul mod:

1. Inregistrarea datoriilor catre furnizori: Atunci cand o companie achizitioneaza bunuri sau servicii si primeste o factura de la furnizor, suma datorata se inregistreaza in creditul contului 401. In acest fel, contul reflecta cresterea datoriilor fata de furnizori.

De exemplu – inregistrarea achizitiilor de marfuri:

   %                                       =                401 
 371                                                „Furnizori” 
„Materii prime” 

4426 
„TVA deductibila” 

2. Plata datoriilor catre furnizori: Cand compania efectueaza plata catre furnizor pentru a achita factura, suma se inregistreaza in debitul contului 401, ceea ce duce la scaderea datoriilor.

De exemplu - achitarea contravalorii produselor achizitionate, in baza Dispozitiei de plata se inregistreaza: 

    401                                   =             5311
„Furnizori”                                 „Casa in lei”
 

Vezi AICI sute de monografii contabile detaliate pentru probleme din realitatea zilnica imediata, cat si parghii practice care iti usureaza munca si te ajuta sa eviti intarzierea raportarii datelor catre autoritatea fiscala. 

Studii de caz utile cu contul 401 - "Furnizori"

Va prezentam mai jos doua studii de caz utile cu contul 401 - "Furnizori" pentru a intelege mai bine functionalitatea acestuia.

Monografie contabila si tratament TVA pentru achizitii de servicii de la furnizori non-UE in tranzactii B2B

INTREBARE:

O societate platitoare de TVA achizitioneaza abonamente anuale (de tip subscriptie) de la un furnizor non-UE. De asemenea, tot de la un furnizor non-UE achizitioneaza servicii de la o casa de avocatura, reprezentand taxe si servicii in vederea deschiderii unei noi societati cu sediul intr-un stat non-UE.

Care este monografia contabila in ceea ce priveste TVA?

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 18 Nov 2024

Tranzactiile se incadreaza in categoria B2B, intrucat ambele parti sunt persoane impozabile, iar serviciile sunt destinate unei activitati economice. Locul prestarii este stabilit conform art. 278 alin. (2) din Codul fiscal, fiind in Romania, acolo unde beneficiarul roman isi are sediul activitatii economice.

Regula generala B2B stipuleaza ca locul prestarii este locul unde beneficiarul (clientul) isi are sediul activitatii economice sau un sediu fix. Aceasta regula se aplica pentru majoritatea serviciilor prestate intre persoane impozabile si este menita sa asigure ca serviciile sunt taxate acolo unde sunt consumate economic.

Aceasta regula este in conformitate cu Directiva 2006/112/CE privind sistemul comun de TVA al UE, care stabileste ca serviciile prestate intre doua entitati impozabile se impoziteaza in jurisdictia beneficiarului. Astfel, serviciile sunt considerate prestate in locul unde beneficiarul isi desfasoara activitatea economica, indiferent de locatia prestatorului sau de scopul final al serviciilor.

In Codul fiscal din Romania aceasta regula este transpusa la art. 278 - Locul prestarii de servicii, alin.2
(2) Locul de prestare a serviciilor catre o persoana impozabila care actioneaza ca atare este locul unde respectiva persoana care primeste serviciile isi are stabilit sediul activitatii sale economice.

Astfel, conform articolului 278, alin. (2) din Codul Fiscal, locul prestarii serviciilor catre o persoana impozabila este locul unde respectiva persoana care primeste serviciile isi are stabilit sediul activitatii sale economice. Prin urmare, pentru serviciile prestate de societatea din China achizitionate din China de catre firma din Romania, locul prestarii este considerat a fi in Romania, deoarece serviciile prestate nu se incadreaza la nici una din exceptiile de la art.278

Deoarece ati precizat faptul ca sunteti inregistrat platitor de TVA, in regim normal, conform art. 316, pentru serviciul primit, beneficiarul din Romania datoreaza TVA in Romania conform prevederilor art. 307 alin. (2)
"Taxa este datorata de orice persoana impozabila, inclusiv de catre persoana juridica neimpozabila inregistrata in scopuri de TVA conform art. 316 sau 317, care este beneficiar al serviciilor care au locul prestarii in Romania conform art. 278 alin. (2) si care sunt furnizate de catre o persoana impozabila care nu este stabilita pe teritoriul Romaniei sau nu este considerata a fi stabilita pentru respectivele prestari de servicii pe teritoriul Romaniei conform prevederilor art. 266 alin. (2), .." .

Astfel, beneficiarul roman trebuie sa calculeze si sa inregistreze TVA colectata si TVA deductibila in acelasi timp. Se utilizeaza conturile 4426 TVA deductibila si 4427 TVA colectata pentru a reflecta atat colectarea, cat si deducerea TVA, conform mecanismului taxarii inverse.

Obligatia de plata a TVA este indeplinita daca persoana impozabila din Romania:
a) Va aplica regimul de taxare inversa prin formula contabila 4426 = 4427 prin utilizarea cotei standard TVA 19% asupra bazei de impozitare TVA determinata prin utilizarea cursului valutar in vigoare la data emiterii facturii de catre prestatorul extern, ca data a exigibilitatii TVA;
b) Va declara achizitia si taxa aferenta in Decontul 300 privind TVA prin inregistrarea TVA, atat ca taxa deductibila, cat si ca taxa colectata. Valoarea operatiunii se evidentiaza in jurnalele pentru TVA si se raporteaza prin decontul de TVA cod 300 la randul 7 denumit "Achizitii de bunuri, altele decat cele de la rd. 5 si 6 si achizitii de servicii pentru care beneficiarul din Romania este obligat la plata TVA (taxare inversa),, si 22 "Achizitii de bunuri, altele decat cele de la rd. 20 si 21 si achizitii de servicii pentru care beneficiarul din Romania este obligat la plata TVA (taxare inversa),, dar fara report la randul 7.1 si 22, care sunt alocate doar achizitiilor intracomunitare de servicii;
c) declara achizitia si taxa aferenta in declaratia informativa cod 394, in cartusul F alocat operatiunilor desfasurate cu persoane impozabile neinregistrate si care nu sunt obligate sa se inregistreze in scopuri de TVA in Romania, nestabilite pe teritoriul Uniunii Europene.

Ca si monografie contabila:

1. Inregistrarea facturii de la furnizorul NON-UE (fara TVA):

Pentru abonamente:
628 Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti = 401 Furnizori 10.000 lei

Pentru servicii juridice:
628 Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti sau 622 Cheltuieli privind comisioanele si onorariile = 401 Furnizori 10.000 lei

2. Inregistrarea TVA prin taxare inversa (19%):
4426 TVA deductibila = 4427 TVA colectata

3. Plata catre furnizorul NON-UE (valoarea fara TVA):
401 Furnizori = 5124 Conturi la banci in valuta

Regularizare - ajustari conturi analitice furnizori

INTREBARE:

Am preluat o societate platitoare de impozit pe profit si care este din 2024 si cu SAF-T. Problema mare este cu soldurile partenerilor. Nu stiu implicatiile din punctul de vedere al impozitului pe profit daca inchiderea soldurilor se impoziteaza cu 658.08 lei nedeductibil, respectiv 758.08lei impozabil. Din verificarea fiselor rezulta ca in balanta de verificare sunt sumele eronate. Diferenta cea mai mare fiind la furnizori in balanta sintetica plus 170.000lei , iar in balanta de verificare cu minus 110.000lei , rezultand o diferenta de adaugat la balanta de verificare 280.000 lei, aceasta suma fiind impozabila la calculul impozitului pe profit. Care este monografia contabila si interpretarea fiscala?
Ele fiind foarte mari ma gandesc sa fac aceasta reglare la decembrie 2023, sa reglez odata pentru bilant, dar si pentru SAF-T.

contul 401 balanta sintetica + 170.000lei = contul 401 balanta de verificare -110.000lei

contul 404 balanta sintetica 70.000lei = contul 404 balanta de verificare 85.000lei

contul 409.01balanta sintetica 127.000lei = contul 409.01 balanta de verificare 128.000lei

contul 419.01 balanta sintetica 60.000lei = contul 419.01 balnta de verificare 79.000lei

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 11 Apr 2024

Din situatia prezentata, rezulta faptul ca soldurile aferente fiselor de cont ale furnizorilor societatii nu sunt conforme - pe de o parte cu soldurile existente in balanta de verificare analitica, respectiv cu soldul aferent contului 401. Furnizori (P) din balanta de verificare sintetica (o posibila explicatie constand in eventuala inregistrare a notelor contabile aferente direct in contul sintetic sau in mod eronat in alte conturi analitice aferente).

Pentru rezolvarea situatiei, se recomanda in primul rand efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii - conform Normei din anul 2009, care are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor si care se efectueaza cel putin o data in cursul exercitiului financiar. Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului. Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic si inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa (fisele de magazie) si din contabilitate.

Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate la bunuri, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicita explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii bunurilor, respectiv a urmaririi decontarii creantelor. Pe baza explicatiilor primite si a documentelor analizate, comisia de inventariere va stabili natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor si deprecierilor constatate, precum si natura plusurilor, propunand, in conformitate cu dispozitiile legale, modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice, rezultate in urma inventarierii.

Totodata, creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum si refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme si se sanctioneaza potrivit legii.

In consecinta, dupa inregistrarea rezultatelor inventarierii in evidenta contabila si implicit regularizarea soldurilor aferente conturilor analitice aferente contului 401, in cazul in care raman eventuale diferente neconfirmate de catre terti sau neconforme cu realitatea curenta, in baza deciziei administratorului societatii, se pot inregistra ajustari ale soldurilor respective prin corespondenta cu contul 7588. Alte venituri din exploatare, respectivele venituri fiind impozabile la calculul rezultatului fiscal.
 

Vezi AICI sute de monografii contabile detaliate pentru probleme din realitatea zilnica imediata, cat si parghii practice care iti usureaza munca si te ajuta sa eviti intarzierea raportarii datelor catre autoritatea fiscala.