• Monografii contabile
  • Conturi contabile

Contul 531 | Casa | Cum functioneaza si reglementari cheie

Contul 531 – „Casa” face parte din categoria conturilor de trezorerie si reflecta disponibilitatile banesti existente in numerar la nivelul entitatii. Prin intermediul acestui cont se inregistreaza toate operatiunile de incasari si plati efectuate in numerar, atat cele realizate cu partenerii externi (clienti, furnizori, creditori, angajati, actionari), cat si cele interne, legate de transferurile dintre unitate si subunitati sau restituirea avansurilor de trezorerie. 

In acest articol vom analiza in detaliu functionalitatea contului 531 si reglementari cheie cu privire la utilizarea acestui cont. De asemenea, vom oferi un studiu de caz util cu monografia contabila si tratamentul fiscal pentru minusul de casierie. 

Functionalitatea contului 531„Casa”

Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta numerarului aflat in casieria entitatii, precum si a miscarii acestuia, ca urmare a incasarilor si platilor efectuate. 

Contul 531 se conduce conform Planului de Conturi General aprobat prin OMFP 1802/2014 si respecta normele privind evidenta numerarului si controlul intern al casieriei.

Contul 531 „Casa” este un cont de activ. Soldul contului reprezinta numerarul existent in casierie.
 

 

Ce se inregistreaza in contul 531 pe debit

Cont	Denumire operatiune
581	sumele ridicate de la banci
411	sumele incasate de la clienti
455, 458	sumele incasate de la actionari/asociati si din operatiuni in participatie
456	sumele incasate reprezentand aport la capitalul social
428, 461	debite incasate de la salariati si debitori diversi
462	sumele incasate de la creditori diversi
472	sumele incasate reprezentand venituri anticipate
473	sumele incasate si necuvenite unitatii
481, 482	sumele virate unitatii de catre subunitati sau subunitatilor de catre unitate
542	sumele restituite in numerar reprezentand avansuri de trezorerie neutilizate
704, 707, 708, 4427	sumele incasate din servicii prestate, vanzarea marfurilor si alte activitati
705, 706	sumele incasate din studii, redevente, locatii de gestiune si chirii
758	sumele incasate din despagubiri si alte venituri din exploatare
764	castigul rezultat din vanzarea investitiilor pe termen scurt la un pret de cesiune mai mare decat valoarea contabila
765	diferentele favorabile de curs valutar aferente operatiunilor efectuate in valuta

Ce se inregistreaza in contul 531 - pe credit

Cont	Denumire operatiune
581	depunerile de numerar la banci
261, 262, 263, 265, 267, 269, 501, 505, 506, 508, 509	costul de achizitie al investitiilor financiare cumparate in numerar
401, 404	platile efectuate catre furnizori
421, 423, 424, 425, 426, 428	sumele achitate personalului
201	plati ocazionate de infiintarea sau dezvoltarea entitatii
401	sumele achitate colaboratorilor
481, 482	platile efectuate reprezentand sume transferate intre unitate si subunitati
612, 613, 622-626, 628	sumele achitate reprezentand cheltuielile cu redeventele, chiriile, primele de asigurari, comisioanele, onorariile, protocol, deplasari, detasari, transferari, taxe postale si taxe de telecomunicatii, sume achitate pentru alte servicii executate de terti
658	platile efectuate reprezentand alte cheltuieli de exploatare
427	sumele achitate tertilor reprezentand retineri sau popriri din remuneratii
458	sumele platite din operatiuni in participatie
455, 456	sumele restituite asociatilor/actionarilor
457	dividendele platite actionarilor/asociatilor
462	sumele achitate creditorilor diversi
471	sumele platite anticipat
473	sumele incasate si necuvenite unitatii
149	cheltuieli legate de emiterea sau rascumpararea instrumentelor de capitaluri proprii
532	platile in numerar reprezentand alte valori achizitionate
542	avansurile de trezorerie acordate
665	diferentele nefavorabile de curs valutar aferente operatiunilor in valuta

Reglementari cheie 

Iata la ce trebuie sa fie atenti contabilii in legatura cu contul 531 :

1. Documente justificative. Operatiunile inregistrate in contul 531 trebuie sa fie sustinute de documente justificative, cum ar fi chitante, dispozitii de incasare/plata, note de decontare interna sau alte documente de trezorerie. Controlul numerarului si pastrarea documentelor sunt obligatorii pentru audit si verificari fiscale.

2. Reguli de evaluare si control. Numerarul in casierie se inregistreaza la valoarea nominala. La sfarsitul perioadei contabile se efectueaza inventarierea fizica a numerarului si reconcilierea cu soldul contului 531. Orice diferenta se inregistreaza conform reglementarilor contabile si fiscale (ex. pierderi de casa, sume nejustificate).

3. Legatura cu alte conturi. Contul 531 interactioneaza cu conturile de trezorerie (512 – conturi la banci), conturile de clienti/furnizori, conturile de capital si venituri/cheltuieli in functie de tipul operatiunii.

4. Reglementari legale operatiuni in numerar. Operatiunile in numerar sunt limitate la plafoane stabilite prin lege pentru prevenirea riscurilor financiare si fiscale.

In ceea ce priveste plafonul legal pentru sumele in numerar aflate in casieria persoanelor juridice, acestea nu pot depasi, la sfarsitul fiecarei zile, suma de 50.000 lei.

In cazul magazinelor de tipul cash and carry, supermagazinelor si hipermagazinelor care sunt organizate si functioneaza in baza legislatiei in vigoare, sumele in numerar aflate in casierie nu pot depasi, la sfarsitul fiecarei zile, plafonul de 500.000 lei.

Sumele in numerar care depasesc plafonul se depun in conturile bancare ale acestor persoane in termen de doua zile lucratoare.
 

Studiu de caz - Minus casierie

Intrebare:
Va rog sa ne oferiti monografia contabila pentru lipsa de numerar in casieriei si sa ne spuneti daca cheltuiala este deductibila fiscal.

Solutie FISCAL- CONTABILA valabila la data de 02 decembrie 2025

Minusul de numerar se consemneaza prin proces-verbal de inventariere.

Conform prevederilor punctului 39 din OMFP 2861/2009, in cazul in care in companie are loc un prejudiciu cauzat de un salariat,  comisia de inventariere are obligatia de a solicita explicatii scrise de la persoanele responsabile pentru gestionarea bunurilor, in cazul constatarii unor plusuri, lipsuri sau deprecieri ale acestora. Dupa primirea explicatiilor si analiza documentelor ce le are la dispozitie, comisia stabileste natura acestor diferente: fie lipsuri, pierderi, pagube, fie plusuri. Pe baza constatarilor, comisia propune masuri de regularizare, in conformitate cu legislatia aplicabila, pentru a corecta diferentele intre datele contabile si situatia faptica a bunurilor sau a minusului din casierie.

Daca administratorul isi asuma acel minus din casierie,in situatia prezentata, suma nejustificata casierie reprezinta baza calcul pentru impozitul pe venituri alte surse:
461 = 5311 suma lipsa

Minusul din casierie ocazioneaza inregistrarea unei cheltuieli nedeductibile:
6588 = 461

Impozit 10% suportat integral de societate - 10% impozit venit din alte surse:
635 = 446

Impozitul se declara in D100 lunar si in D205 anual.